En application du 5e programme-cadre, tous les États membres et les États associés ont mis en place des systèmes de points de contact nationaux (systèmes PCN) en vue d'informer et d'assister les participants potentiels et les contractants collaborant aux projets en cours. Les principes qui sous-tendent la notion de PCN ont été énoncés dans le document de synthèse intitulé "Principes directeurs pour la création de réseaux d'information et d'assistance" ("Guiding Principles for Setting up Information and Assistance Networks" du 30 octobre 1998).

Compte tenu de la nouveauté des structures et des instruments du 6e PC, il est plus que jamais essentiel, par souci de transparence et d'égalité d'accès, de fournir aux participants potentiels une information et une assistance adéquates. De plus, en créant des réseaux transnationaux et en facilitant l'intégration de la recherche à l'échelle de l'UE, le réseau PCN peut notablement contribuer à la mise en œuvre du 6e PC et à la réalisation de l'Espace européen de la recherche (EER).

Le but du présent document est de fournir des conseils généraux pour la mise en place de réseaux d'information et d'assistance (points de contact nationaux) dans tous les États membres et les États associés, en tenant compte de l'expérience acquise avec les précédents programmes et des défis lancés par le 6e PC. Les questions abordées ici sont : l'architecture du réseau, la procédure de désignation et d'agrément, et les modalités de fonctionnement des PCN.

Les principes directeurs énoncés dans le présent document ont été examinés et adoptés à l'unanimité au sein d'un groupe de travail composé des représentants personnels des ministres compétents pour la science et la recherche dans les 31 États membres et États associés et de représentants de la Commission. Ils constituent des orientations générales pour l'établissement et le fonctionnement des systèmes PCN, ainsi que pour les relations que ceux-ci entretiendront avec la Commission et entre eux.

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Principes essentiels

Les systèmes PCN existants dans les États membres et les États associés présentent des architectures excessivement variées - de la centralisation la plus poussée à la décentralisation - et sont exploités par des acteurs très divers - ministères, universités, centres de recherche, agences spécialisées ou encore sociétés de conseil privées. Cette disparité témoigne de la diversité des traditions nationales, des méthodes de travail, des environnements scientifiques et des régimes de financement.

Le dénominateur commun de ces différents systèmes est leur capacité à garantir non seulement une expertise dans les différents domaines thématiques et horizontaux prioritaires du programme-cadre, mais également une cohérence d'approche et un service de qualité. Cette exigence générale devrait également s'appliquer au 6e PC.

Il est proposé de conserver la démarche générale qui consiste à confier aux administrations nationales le soin de créer, financer, désigner, superviser et contrôler les systèmes PCN, tandis que la Commission assure l'information et la formation nécessaires et agit en tant qu'animateur du réseau transnational.

La mise en contact des systèmes PCN au travers d'activités transnationales (création de réseaux, évaluation comparative des performances, recherche de partenaires, etc.) constituera un aspect important de l'harmonisation de la qualité du service, et contribuera à la réalisation de l'Espace européen de la recherche.

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Recommandations relatives à la mission des organismes exploitant les systèmes PCN

La liste qui suit n'est qu'indicative et ne prétend pas être complète ou obligatoire. Les tâches assumées par les PCN pourraient être les suivantes:

- Informer, sensibiliser

• Diffuser une documentation générale et spécifique sur les programmes de RDT communautaires, y compris sur les conditions de participation à ces programmes, ainsi que les possibilités et conditions de soumission de propositions
• Organiser des activités promotionnelles en liaison avec les services de la Commission (par ex., journées d'information, séminaires, conférences, lettres d'information, sites web, foires d'exposition, etc.)
• Attirer l'attention sur les objectifs que l'UE s'est fixés en ce qui concerne la participation accrue des femmes aux activités du programme-cadre et le renforcement du lien entre science et éthique, d'une part, science et société civile, d'autre part
• Susciter l'intérêt pour d'autres programmes européens dans le domaine de la recherche et de l'innovation tels qu'Eureka et COST

- Conseiller, assister et former

• Expliquer la portée et les conditions d'utilisation de toute la gamme des instruments proposés par le 6e PC, en insistant particulièrement sur les nouveaux instruments (projets intégrés, réseaux d'excellence)
• Donner des conseils sur les procédures administratives et les aspects contractuels (par exemple, rôle et responsabilités des participants dans un consortium, frais, droits et obligations des contractants, respect des règles d'éthique, etc.)
• Aider à la recherche de partenaires, notamment en diffusant des appels à manifestations d'intérêt et des appels à propositions (en recourant à des outils communautaires tels que CORDIS, aux réseaux de coopération, etc.)
• Offrir une assistance aux organismes comme les nouveaux acteurs et les PME, en particulier, afin d'accroître leur participation au 6e PC
• Organiser des sessions de formation sur les programmes de RDT à l'intention des intermédiaires et des entités qui propagent l'information, afin de garantir un service de qualité
• Organiser des séminaires de formation pour des groupes cibles spécifiques (PME, universités, organisations professionnelles, femmes scientifiques, etc.) ou sur des thèmes particuliers (aspects contractuels, modalités de participation, domaines de recherche couverts par plusieurs programmes spécifiques, règles d'éthique, etc.)
• Donner des conseils aux consortiums participant à des projets intégrés et des réseaux d'excellence pour qu'ils mettent en place les structures de gestion adaptées
• Assister la Commission lorsqu'elle veille au respect de la transparence et de l'égalité d'accès en cas d'appels de nouveaux partenaires pour les projets intégrés et les réseaux d'excellence existants

- Avertir

• Assurer un retour d'information vers la Commission pour tout problème intervenant dans la mise en œuvre du programme-cadre et les activités de participation
• Signaler à d'autres services communautaires organisés en réseau, tels que les IRC ("Innovation Relay Centres") et les EIC ("Euro Info Centres"), les participants potentiels qui ont besoin d'une assistance, par exemple sur des questions générales concernant l'UE ou sur des questions liées à l'innovation et au transfert de technologies, pour lesquelles ces réseaux sont spécialisés
• Informer la Commission sur les activités et les manifestations planifiées par les PCN et nécessitant la participation des services de la Commission.
  

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Caractéristiques des organismes exploitant les systèmes PCN

Afin d'accomplir les tâches énumérées ci-dessus, l'organisme ou les organismes pourraient être dotés des capacités suivantes. La liste qui suit n'est qu'indicative et ne prétend pas être complète ou obligatoire.

- Avoir une bonne connaissance des activités communautaires en matière de RDT et des domaines technologiques visés
- Avoir les compétences nécessaires pour fournir des services d'assistance à différents types d'acteurs (industriels, enseignants-chercheurs, responsables de PME, etc.)
- Posséder un savoir-faire dans la gestion et le financement de la RDT
- Démontrer l'expérience et le crédit nécessaires pour toucher la communauté scientifique concernée et avoir une bonne connaissance de l'environnement scientifique national
- Être suffisamment doté en ressources humaines et en matériel (informatique, notamment)
- Être capable d'agir de manière indépendante, en s'engageant à rester impartial dans la prestation des services
- Être apte à faire partie d'un système international d'encouragement à la participation au 6e PC et de recherche de partenaires
- Être capable de coordonner les différents acteurs au sein du système.

En ce qui concerne le niveau de service, chaque PCN doit, au minimum, pouvoir être contacté par téléphone, télécopie et courrier électronique pendant les heures de travail habituelles et disposer d'un site web contenant des informations de base sur les services offerts.

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Désignation et agrément

Il revient à chaque État membre et État associé de définir la structure organisationnelle de son système PCN.

Les États membres et États associés sont également responsables de la désignation du ou des organismes exploitant le système PCN et de la mise en place de celui-ci dans le respect des conditions préalables et des exigences imposées au niveau national, compte tenu des lignes directrices indiquées ci-dessus.

Afin de garantir la cohérence opérationnelle globale du système, un mécanisme de coordination devra être prévu dans chaque État membre et État associé. Le mécanisme en question doit être léger et non bureaucratique.

Les désignations (organismes et personnes de contact) devront être notifiées à la Commission sous la forme d'un courrier officiel provenant du ministère compétent pour la recherche scientifique et le développement technologique (ou d'un organisme habilité par le ou les ministères compétents). Pour des raisons de gestion pratique, les désignations devront suivre la structure des domaines prioritaires thématiques et horizontaux du programme-cadre (voir à l'annexe II).

Une fois désignés par les États membres et les États associés, les organismes seront agréés par la Commission pour toute la durée du sixième programme-cadre et considérés comme des points de contact privilégiés pour la fourniture d'informations, de conseils et/ou d'assistance sur les programmes de RDT. L'agrément se fera par la voie d'un courrier officiel adressé à la ou les personnes de contact signalées comme telles dans les organismes désignés. En cas de modification des organismes ou des personnes désignés, la même procédure sera suivie.

L'organisme utilisera la dénomination "organisme-point de contact national" et apparaîtra sous ce nom dans toutes les publications de la Commission (base de données PCN sur CORDIS, dossiers d'information, brochures, pages web, etc.).

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Coopération entre les PCN et la Commission

La Commission considère les systèmes PCN des États membres et des États associés comme des partenaires importants dans la mise en œuvre et la gestion du 6e PC. Ce partenariat reposant sur des responsabilités partagées est l'un des piliers du respect de la transparence et de l'égalité d'accès. Tandis que les comités de gestion du programme assistent la Commission dans la prise de décisions stratégiques, le réseau PCN représente la principale structure qui fournisse des informations pratiques et une assistance aux participants potentiels et aux contractants collaborant aux activités du 6e PC. C'est pourquoi la Commission :

- diffusera largement le nom des PCN désignés, sur le serveur CORDIS, dans les guides à l'intention des proposants et sur d'autres supports d'information
- proposera une formation adaptée aux PCN sur tous les aspects thématiques et de gestion du 6e PC, et notamment sur les politiques de l'UE impliquées et les problèmes éthiques qui se posent, en particulier avant et pendant le lancement du programme-cadre
- invitera les PCN à participer à des campagnes d'information et de sensibilisation concernant la RDT, qui seront organisées par la Commission
- invitera les PCN à participer à des conférences thématiques et des séminaires organisés par les directions responsables du programme
- désignera, au sein des services de la Commission, les personnes qui pourront être contactées par les PCN pour chaque domaine thématique et horizontal prioritaire du 6e PC
- communiquera, en temps utile, des informations sur les programmes de travail et les échéanciers, les futurs appels, les modifications dans les priorités thématiques ou les procédures administratives, les statistiques concernant les appels et les évaluations, les renseignements utiles sur les réseaux d'excellence et les projets intégrés ayant bénéficié d'un financement, etc., en s'efforçant d'assurer un flux d'information de même qualité pour tous les domaines thématiques et horizontaux prioritaires
- informera les PCN des résultats des appels à manifestations d'intérêt
- fournira des prospectus, des brochures et autre matériel intéressant en vue de leur distribution par les PCN
- créera et exploitera un site PCN sur l'extranet pour la fourniture d'information et l'organisation d'un forum de discussion
- soutiendra activement et animera la mise en réseau des PCN à l'échelle européenne afin d'encourager la participation aux activités de RDT communautaires et de contribuer à la réalisation de l'EER
- financera, s'il y a lieu, les frais supplémentaires résultant de mesures, activités et manifestations spéciales revêtant une dimension transnationale et/ou dont l'objectif est de stimuler, d'encourager et de faciliter la participation des PME, des petites équipes de recherche, des centres de recherche récents ou éloignés et des organismes des pays candidats aux activités relevant des domaines thématiques prioritaires, notamment par le biais des réseaux d'excellence et des projets intégrés. Ces mesures pourraient comprendre des actions d'information, des conférences et des ateliers, des activités d'évaluation comparative des performances, des sessions de formation organisées par les organismes-PCN, ou des réunions de coordination transnationale de ces organismes générant des coûts additionnels.

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Coopération entre les réseaux nationaux

La coopération entre les systèmes PCN prendra deux formes:

- coopération avec des organismes d'autres pays, couvrant le même domaine d'activité, avec partage d'informations et d'expériences

- coopération dans le même pays avec d'autres réseaux communautaires, tels que les IRC ou les EIC (mission d'avertissement), afin d'éviter un chevauchement des activités et avec des réseaux et organismes de recherche nationaux.

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Échange d'informations au niveau européen sur les performances des systèmes PCN

Il revient aux autorités nationales qui ont mis en place les systèmes PCN de contrôler les performances et l'assurance-qualité des PCN.

Le partage d'expériences et la diffusion des bonnes pratiques à l'échelle transnationale peuvent soutenir de manière importante cet effort, et contribuer parallèlement à la concrétisation de l'EER. Les résultats des évaluations comparatives des activités visant à concrétiser l'EER pourraient être sources d'émulation. La Commission soutiendra activement et animera ce type d'échanges. Elle pourra également financer les frais additionnels résultant de ces activités à caractère transnational.

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Annexe I

Terminologie

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Annexe II

Structure à suivre pour la désignation des PCN

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